Cara Menggunakan Mailing (Mail Merge) pada Office Word

Mailing biasanya digunakan untuk sebuah dokumen dimana dokumen tersebut berupa draft lalu draft tersebut akan di buat banyak dengan entri yang berlainan.

Contohnya kita membuat Sertifikat untuk 100 orang. Tentu kita sudah punya draft sertifikatnya, dan hanya tinggal mengisi nomor Sertifikat dan Nama penerima-nya saja. Nah, untuk mengisi nomor dan nama tersebut, dapat dilakukan dengan hanya membuat satu draft-nya. Dan untuk pengisian nomor dan nama tersebut, kita cukup hanya membuat sebuah data sumber di ms. office excell.

Disini saya kasih contoh untuk pembuatan sertifikat. Dan saya menggunakan Office 2013.

Biar lebih jelas, kita langsung praktek aja. Langkah-langkahnya yaitu:

Buat Draft atau Masternya.

Untuk draft-nya saya akan kasih contoh sertifikat Festival Komunikasi dengan kolom NAMA dan NIM yang belum terisi (ditandai dengan lingkaran kuning).

 

Buat Data Sumbernya.

Misalnya peserta Festival tersebut ada 5 orang. Datanya dibuat dalam ms. Office Excell.

Setelah data sumbernya selesai, SAVE data sumber tersebut di Direktori mana saja terserah. Yang pasti sahabat2 harus ingat dimana menyimpannya agar nanti tidak menyulitkan saat di Mailing ke DRAFT-nya.

Masukan Draft ke ms. Office Word.

Langkah ini hanya perlu jika Draft-nya ber-format JPG atau lain sebagainya. Dan langkah ini tida perlu dilakukan jika membuat draftnya di ms. Office Word.

Cara yang biasa saya gunakan adalah menyimpan Draft tersebut pada Header. Langkahnya:

• Copy Draftnya
• Masuk ke ms. Word
• Buka header.
• Paste di Header tadi. Fungsinya agar posisi gambar tidak berpindah-pindah, baik sengaja ataupun tidak sengaja :)

Ganti layout gambar menjadi Infront of Text atau Behind Text. Fungsinya agar gambar dapat diatur posisinya sesuka hati.

• Posisikan gambar sesuai dengan keinginan sahabat.

Tentukan posisi yang akan di isi dengan data sumber.
Sekarang kita tentukan dimana kita akan mengisi nama dan NIM tadi. Disini kita dapat menggunakan "Insert text box".

• Atur posisi dimana NAMA dan NIM akan disimpan.
• Tentukan Jenis dan ukuran hurufnya.

Dalam hal ini saya memposisikan Nama dan NIM di tempat yang ditandai warna biru. Dengan jenis huruf "Calibri", ukuran "22px" dan di "Bold" (tanda Merah).

 

Input Data Sumber ke Draft.
Kalo langkah 5 sudah selesai di setting, tinggal menginput data sumber ke draft yang sudah kita buat tadi. Langkahnya:

• Close ms. Excel yang jadi sumber (kalo masih dibuka).
• Select menu "Mailing>Select Recipients>Use an Existing List...".

 

• Cari file sumber yang tadi kita buat. Lalu pilih "OK".

Input item-item yang ingin dimasukan:

Posisikan Kursor pada tempat dimana kita akan mengisikan NAMA.

Masih di "Menu Mailing", pilih "Insert Merge Field>Nama".

Begitu juga dengan NIM nya. Langkahnya sama dengan memasukkan NAMA.

 

Maka akan muncul seperti ini.

 

• Untuk menampilkan preview hasilnya pilih "Preview Result" (lingkaran no. 1)
• Maka hasilnya terlihat (lingkaran no. 2)
• Dan untuk melihat nama-nama yang lainnya tinggal di pilih tanda panah (lingkaran no.3)

 

Finishing.
Untuk finishingnya bisa langsung di Print, ataupun jumlahnya di perbanyak sesuai dengan jumlah peserta.

• Di Print

Jika hasilnya mau langsung di print, maka langkahnya:

Pilih "Finish Merge>Print Documen". Dan disana bisa dipilih
documen
mana saja yang ingin di print.

 

• Di perbanyak

Jika mau diperbanyak, sama juga pilih menu "Finish Merge>Edit Individual Document". Dan Jumlahnya sesuai dengan yang kita inginkan.

Dan hasilnya seperti gambar dibawah, jumlah page-nya sesuai dengan keinginan kita dengan nama yang berbeda-beda.

Sekian tutorial penggunaan Menu Mailing pada ms. Office Word.

Semoga bermanfaat. Jika ada kekurangan, atau belum jelas atau ada request, silahkan tinggalkan komentar.